Los tiempos de espera en los servicios de radiología

Los tiempos de espera en la atención de servicios de radiología afectan directamente la aplicabilidad de procesos de prevención temprana y en mayor medida, la experiencia o satisfacción general de los pacientes. Gran parte de las inconformidades de los pacientes respecto a la prestación de servicios radiológicos están centradas en los retrasos y las largas esperas para la atención [1]. Adicionalmente, es ampliamente sabido que las largas esperas en la toma de imágenes está directamente relacionada con peores resultados en el desenlace final de la condición del paciente [2]. Así, los tiempos de espera desde la orden del examen radiológico por parte del médico tratante hasta la toma de la imagen, son métricas claves de la calidad de la operatividad de un centro radiológico y por tanto un factor clave para mejorar la experiencia general de los pacientes.

La forma más natural que los centros clínicos tienen para responder a los largos tiempos de espera es aumentar su capacidad en términos de recursos humanos para la atención operativa de su centro diagnóstico, sin embargo, esta estrategia tiene un impacto directo en los costos operativos del centro clínico y no necesariamente tiene un relación directa con la mejora del servicio. Evidencia reciente demuestra qué, un aumento del 20% de la capacidad operativa de un centro radiológico solo reduce un 6.2% los tiempos de espera, peor aún, un aumento del 100% de la capacidad operativa solo redujo un 13% los tiempos de espera para los pacientes [3]. Así se revela, una necesidad creciente por nuevos enfoques para reducir los tiempos de espera de los pacientes por la prestación de servicios en los centros de toma de imágenes diagnóstica.

Festividades y/o vacaciones y los tiempos de espera

Uno de los detonantes en la exacerbación de los tiempos de espera en los servicios de atención por parte de los centros diagnósticos, es la llegada de los periodos colectivos de vacaciones y festividades en cada país. En muchos países es habitual periodos de vacaciones colectivas cerca de la última semana del mes de Diciembre y en los meses de la estación de verano en los países estacionales. Inclusive, en países como Colombia existen periodos de recesos colectivos adicionales como durante la semana santa y la semana de receso colectivo del mes de octubre. Durante las fechas cercanas a estos periodos, los pacientes prefieren evitar los agendamientos de citas de seguimiento a largo plazo las cuales habitualmente se programan para 3, 6 o hasta 9 meses. Así, los espacios de atención en los centros radiológicos se saturan durante las fechas previas y posteriores a las festividades o vacaciones, dificultando la atención de pacientes con necesidades de servicio de corto plazo o inmediatas durante estos periodos.

Agendamiendo de citas y los tiempos de espera

Se conoce que los procesos de agendamiento de citas son un pilar fundamental en la operatividad de los centros de imágenes diagnósticas y su gestión tiene un impacto directo en los tiempos de espera para la toma de servicios. Experimentar en tiempo real con esquema de agendamiento de citas es un proceso muy costoso, traumático y poco práctico en un escenario realista, por esta razón, un estudio reciente evaluó a través de simulación por computadora tres escenarios experimentales en el proceso de agendamiento de citas y su impacto en los tiempos de espera de los pacientes para la toma de imágenes diagnósticas. Particularmente se estableció un escenario de referencia donde el proceso de agendamiento y aprovisionamiento de personal permanecieron sin modificaciones durante las fechas cercanas a vacaciones. Otro escenario evaluó un incremento en la capacidad operativa durante las semanas posteriores a las vacaciones (incremento de personal y disponibilidad de horarios). Un tercer y último escenario evaluó un novedoso esquema de agendamiento en el cual existe un cuota de espacio de agendamiento reservadas exclusivamente para servicios con atención en menos de 30 días como las solicitudes prioritarias, atenciones de corto plazo y/o emergencias. De esta forma, las citas de seguimiento sólo tendrán una porción de la cuota de agendamiento total en las semanas cercanas a las fechas de vacaciones, lo que garantiza que las órdenes con requerimientos de atención a corto plazo tendrán mayor probabilidad de recibir un espacio de atención.

Una solución eficaz y a bajo costo

Los resultados de este estudio demuestran que las exacerbaciones de los tiempos de espera en torno a un día feriado o durante vacaciones colectivas se pueden gestionar de manera efectiva a través de un sistema de agendamiento de citas en la que una parte de los espacios de examen se reservan para exámenes que no son de seguimiento de largo plazo (más de 30 días). Este esquema simulado produjo reducciones significativas desde el punto de vista estadístico y operativo en los tiempos de espera máximos en torno a un feriado o vacaciones colectivas. En concreto, reservar el 45% de los espacios para exámenes de corto plazo es equivalente a duplicar la capacidad operativa en las 4 semanas posteriores a las fechas de receso. Además, se produjeron reducciones en los tiempos de espera máximos incluso cuando el novedoso método de agendamiento solo se implementó en las 3 semanas anteriores y 1 semana después del período de festividades o vacaciones.

En conclusión, mejorar la operatividad y la experiencia de los usuarios en torno a los servicios de radiología requiere de nuevos paradigmas de pensamiento, discrepantes a los que habitualmente se han impuesto como estándares en el medio. La narrativa aquí descrita demuestra que la ruta tradicional de pensamiento para optimizar servicios (por ejemplo aumentar la disponibilidad del personal y ampliación de horarios de trabajo), no necesariamente producen efectos en la mejora de los servicios proporcionales al gasto en recursos, por el contrario, el entendimiento del problema y propuesta novedosas efectivamente pueden producir resultados significativamente mejores solo con haber dejado volar la imaginación.

Referencias

[1] Salazar G, Quencer K, Aran S, Abujudeh H. Patient Satisfaction in Radiology: Qualitative Analysis of Written Complaints Generated Over a 10-Year Period in an Academic Medical Center. Journal of the American College of Radiology. 2013;10:513–517. doi: 10.1016/j.jacr.2013.03.013.

[2] Lo DS, Zeldin RA, Skrastins R, et al. Time to Treat: A System Redesign Focusing on Decreasing the Time from Suspicion of Lung Cancer to Diagnosis. Journal of Thoracic Oncology. 2007;2:1001–1006. doi: 10.1097/JTO.0b013e318158d4b6.

[3] Pisharody VA, Yarmohammadi H, Ziv E, Sotirchos VS, Alexander E, Sofocleous C, Erinjeri JP. Reducing Wait Times for Radiology Exams Around Holiday Periods: A Monte Carlo Simulation. J Digit Imaging. 2023 Feb;36(1):29-37. doi: 10.1007/s10278-022-00728-2